یکی از امکانات کلیدی سیستم چاپیروس، صدور پیشفاکتور و فاکتور نهایی برای مدیریت بهتر سفارش‌ها و شفاف‌سازی مراحل خرید برای مشتریان است.
در این آموزش، با مراحل تنظیم و استفاده از این دو ابزار مهم آشنا خواهید شد.
⚙️ ۱. تنظیمات پیشفاکتور و فاکتور
قبل از استفاده، می‌توانید تنظیمات پیشفاکتور و فاکتور را شخصی‌سازی کنید:
مسیر دسترسی:تب تنظیمات/سفارشات و مالی/تب فاکتور/پیش فاکتور
✅ حذف اطلاعات فروشنده از فاکتور: اگر نمی‌خواهید اطلاعات شرکت (چاپخانه) به مشتری نمایش داده شود.
-
✅ نمایش کد ملی خریدار در فاکتور: مخصوص سفارش‌های حقیقی که نیاز به ثبت اطلاعات هویتی دارند.
-
✅ نمایش تصویر سفارش در فاکتور: برای ارائه دید دقیق‌تر از آیتم‌های سفارش‌داده‌شده.
-
✅ نمایش QRCode سفارش در فاکتور: برای اسکن سریع و مشاهده جزئیات سفارش به‌صورت آنلاین.
-
✅ حذف توضیحات مشتری در فاکتور: برای حفظ محرمانگی یا اختصار در خروجی فاکتور.
-
✅ حذف موجودی حساب در فاکتور: در صورتی‌که نمی‌خواهید مانده‌حساب یا اعتبار مشتری در فاکتور نمایش داده شود.
-
✅ حذف خدمات مخفی در فاکتور: خدماتی که تنها برای مدیریت تعریف شده‌اند (مثلاً هزینه‌های پنهان یا داخلی)، می‌توانند از فاکتور حذف شوند.
📌 این گزینه‌ها به شما کمک می‌کنند فاکتور را دقیقاً متناسب با نیازهای مالی، حسابداری یا حتی محرمانگی چاپخانه تنظیم نمایید.
-
✅ عنوان فاکتور:متنی که به‌عنوان تیتر اصلی فاکتور نمایش داده می‌شود (مثلاً: “فاکتور فروش”).
-
✅ متن زیر عنوان فاکتور:یک عبارت توضیحی یا رسمی زیر عنوان فاکتور (مثلاً: “دارای اعتبار رسمی جهت ارائه به واحد مالی”)
-
✅ توضیحات فاکتور:توضیحات عمومی انتهای فاکتور (مانند نحوه تحویل، یادآوری پرداخت، مهر چاپخانه و…).
-
✅ توضیحات پیش فاکتور:مشابه بالا ولی مخصوص نسخه پیشفاکتور (مثلاً: “این سند پیشفاکتور بوده و جنبه مالی ندارد”)
- ✅ چاپ پیش فاکتور توسط مشتری: در صورت فعال شدن این گزینه مشتریان شما در صفحه سبد خرید امکان چاپ پیشفاکتور از سبد خرید خود خواهند داشت.
✅ شفافیت واترمارک:میزان شفافیت واترمارک روی فاکتور (برای برندینگ یا جلوگیری از سوءاستفاده از نسخه چاپی).
📄 اطلاعات قابل نمایش از فروشنده (مدیر چاپخانه) در فاکتور
-
✅ نام شخص حقوقی/حقیقی:مشخص می‌کند فاکتور به نام شخص (حقیقی) یا شرکت (حقوقی) صادر شود.
- ✅شماره اقتصادی :در صورت نیاز به صدور فاکتور رسمی با درج شماره اقتصادی.
-
✅شماره ثبت/شماره ملی:متناسب با نوع خریدار (حقیقی یا حقوقی)، امکان درج شماره ثبت یا ملی در فاکتور.
-
✅ کدپستی/تلفن/ادرس:کد پستی/تلفن و ادرس چاپخانه
📌 استفاده صحیح از این گزینه‌ها کمک می‌کند فاکتورهایی استاندارد، شفاف و متناسب با نیاز حسابداری، قانونی و مالیاتی تولید شود.
🧾 ۲. صدور پیشفاکتور
هنگام ثبت سفارش حضوری :
-
بعد از تکمیل اطلاعات سفارش، قبل از پرداخت، دکمه «پیشفاکتور» را انتخاب کنید.
-
در صورت تأیید، پیشفاکتور قابل چاپ یا دانلود PDF خواهد بود.
از طریق میز کار مشتری:
-
درصورتی که گزینه چاپ یش فاکتور توسط مشتری را فعال کرده باشید،مشتری می‌تواند پس از ثبت سفارش و قبل از پرداخت، با کلیک بر روی «مشاهده پیشفاکتور»، جزئیات را ببیند.
✅ پیشفاکتور به مشتری کمک می‌کند قبل از پرداخت، سفارش خود را مرور و در صورت نیاز اصلاح نماید.
🧾 ۳. صدور فاکتور نهایی
بعد از نهایی‌سازی و پرداخت سفارش:
-
فاکتور نهایی به‌صورت خودکار ایجاد می‌شود.
-
مشتری می‌تواند آن را از طریق میز کار خود مشاهده و دانلود کند.
-
در پنل مدیریت، نیز امکان دسترسی، چاپ و ارسال آن وجود دارد.
✅ فاکتور رسمی برای استفاده حسابداری و پیگیری‌های بعدی بسیار کاربردی است.