نرم افزار چاپ آنلاین نمی تواند موفقیت چاپخانه آنلاین شما را تضمین کند ولی در صورتی که خوب کار نکند میتواند حیات کسب و کار شما را به خطر بیاندازد. تصور کنید میلیون ها تومان خرج تبلیغات کرده اید تا مشتری برای سفارش چاپ به سایت شما مراجعه کند اما درست زمانی که میخواهد پرداخت آنلاین انجام دهد سایت شما از دسترس خارج می شود. شاید نتوانید نارضایتی و ناامیدی مشتری را در آن لحظه مشاهده کنید، اما می تونید تبعات منفی آن را در چاپخانه خود به طور عینی حس کنید.
در این مقاله سعی کرده ایم تمام مشکلات احتمالی یک نرم افزار چاپ آنلاین را لیست کنیم. توجه به این نکات تا حد زیادی از دغدغه ها و مشکلات آینده خریداران نرم افزار چاپ را کم خواهد کرد.

1- مشکلات همگام‌سازی (سینک شدن)نرم افزار  و سایت چاپ آنلاین

در صورتی که نرم‌افزار حسابداری با سایت چاپ آنلاین همگام (سینک) شده باشد، وقتی مشتری در وبسایت شما ثبت سفارش و یا تراکنشی انجام می‌دهد، به طور اتوماتیک در نرم‌ افزار حسابداری شما ثبت می شود. البته این موضوع همیشه به این راحتی‌ها نیست، بخصوص وقتی نرم افزار شما به صورت آفلاین و در سرور شرکت شما نصب شده باشد. در این صورت باید منتظر مواردی از این قبیل باشید:

• مشتری در وبسایت شما بدهیش را پرداخت کرده است اما حسابدار شما هنوز مجوز خروج از انبار را نمی‌ دهد چون نرم افزار مشتری را بدهکار نشان می دهد.
• مشتری ساعت ها پیش در وبسایت ثبت سفارش کرده است و وقتی برای دریافت سفارش به محل شما مراجعه می کند اوپراتورهای شما هنوز سفارش را دریافت نکرده اند چه برسد به اینکه آن را چاپ کرده باشند.

تنها راه جلوگیری از بروز این مشکلات استفاده از نرم افزارهای تحت وب و یا مبتنی بر رایانش ابری است.

2- مشکلات پشتیبانی تولید کننده نرم افزار چاپ آنلاین

خرید یک نرم افزار به معنی ورود به یک تعهد بلند مدت است که ممکن است سالهای طولانی تداوم یابد. بنابراین خیلی مهم است که قبل از خرید،‌ از تداوم فعالیت تولید کننده آن نرم افزار اطمینان حاصل کنید. بسیار پیش می آید که یک شرکت نرم افزاری چند سال پس از شروع فعالیت به دلیل بحران های اقتصادی و یا عدم موفقیت آن نرم افزار،‌ مجبور به ترک بازار شوند. در این صورت معلوم نیست چه به سر مشتریان آن ها خواهد آمد.

3- هزینه های خرید، استقرار و پشتیبانی نرم افزار چاپ آنلاین

به این فکر کنید که در مجموع، خرید و استقرار نرم افزار چه هزینه‌ هایی به شما تحمیل خواهد کرد و این هزینه در سال های آینده چگونه ادامه خواهد یافت. ممکن است هزینه ای که در خرید نرم افزار انجام میشود خیلی به چشم نیاید اما استقرار آن باعث هزینه های زیادی شود، و هنگامی که هزینه ها را واقعی محاسبه می کنید متوجه میشوید که چندین برابر هزینه نرم افزار، متحمل هزینه های جانبی شده اید برای مثال:

• به دلیل طراحی رابط کاربری نامناسب،‌ آموزش و یادگیری نرم افزار وقت و انرژی زیادی از وحد منابع انسانی شما خواهد گرفت
• به دلیل ویژگی های خاص نرم افزار، جهت نصب و استقرار آن نیاز به صرف هزینه های زیاد در خرید تجهیزات سخت افزاری و سرور خواهد بود
• باگ ها و نقص های نرم افزار منشأ اشتباهات و در نتیجه خسارت به کسب وکار شما خواهد شد

4- مشکلات امنیتی در چاپ آنلاین

وقتی گفته میشود امنیت ممکن است تعبیرهای مختلفی در ذهن شما شکل بگیرید که همه آنها احتمالا درست است. امنیت در مقابل حملات سایبری، باج افزارها و ویروس ها،‌ امنیت در برابر سرقت اطلاعات،‌ امنیت داده در هنگام آسب دیدن سخت افزارها و … .

چگونه می توان در مقابل همه این تهدیدها از داده های خود محافظت کرد؟

• امنیت در مقابل باج افزارها و ویروس ها:

همزمان با پیشرفت پرشتاب دانش IT،‌ آسیب های این حوزه نیز پیشرفته می شوند و برای مقاوم بودن در مقابل این آسیب ها باید همیشه بروز و ایمن بود. اما ایمن بودن کار ساده ای نیست و تنها افراد متخصص از پس آن بر می آیند.

وقتی شما از نرم افزارهای خانگی(In-house) استفاده می کنید،‌ محافظت در مقابل تهدیداتی اینچنین،‌ وقت و انرژی زیادی از شما خواهد گرفت در حالیکه در هنگام استفاده از نرم افزارهای ابری،‌  تضمین امنیت توسط تیمی متخصص و خبره صورت می گیرد تا شما با خیال راحت به امور اصلی کسب و کار خود رسیدگی کنید.

• امنیت در مقابل سرقت اطلاعات:

واقعیت این است که بیشترین سرقت اطلاعات در درون خود سازمان ها و شرکت ها اتفاق می افتد تا از طریق شرکت های پشتیبان! این سرقت اطلاعات ممکن است با سرقت سخت افزار و یا کپی کردن اطلاعات انجام شود. وقتی از نرم افزارهای ابری استفاده میکنید فقط خود شما به اطلاعات دسترسی دارید و کارکنان و همکاران شما تنها به آن بخش از اطلاعات دسترسی خواهند داشت که شما قبلا اجازه اش را داده اید.

• امنیت در برابر آسیب دیدن سخت افزارها:

معمولا شرکت ها و افراد برای محافظت از داده هایشان،‌ فایلی پشتیبان از آن تهیه می کنند و در دیسک سختی نگهداری می کنند. اما چه تضمینی وجود دارد که در حوادث غیر مترقبه مانند آتش سوزی آن اطلاعات و سخت افزار در امان بماند؟

راهکار شرکت نرم افزاری طرف قرارداد شما در این زمینه چیست؟

5- طولانی بودن زمان استقرار نرم افزار چاپ آنلاین

از شرکت نرم افزاری خود بپرسید که از زمان خرید نرم افزار تا زمان استقرار کامل چقدر زمان لازم است؟

تعلل کردن در این اوضاع رقابتی کسب و کارهای آنلاین حتی یک روز هم جایز نیست!

6- مشکلات بروزرسانی نرم افزار چاپ آنلاین

سرعت تغییرات فناوری و نیازهای بازار، این را می طلبد که وبسایت و نرم افزار شما مدام بروز رسانی شود. مطمئن باشید که این بروزرسانی های مکرر در حالتی که از نرم افزارهای خانگی (In-house) استفاده می کنید،  شما را از کار می اندازد و وقت شما را خواهد گرفت. حتی ممکن با یک بروزرسانی غیر حرفه ای نرم افزار شما همان کارکرد قبلیش هم را از دست بدهد و کسب و کارتان مختل شود!

توصیه می شود از نرم افزار های ابری استفاده کنید،‌چون در آن ها بروزرسانی ها به صورت اتومات انجام می شود و هیچ گونه درگیری برای شما ایجاد نخواهد کرد. در واقع با یک بار ریفرش کردن همه امکانات بروز میشوند.

7- نا آشنایی تولیدکننده نرم افزار  با پیچیدگی های صنعت چاپ

کمتر شرکت های نرم افزاری وجود دارد که پیچیدگی های صنعت چاپ را درک کرده باشد. یک سفارش چاپی از لحظه دریافت تا تحویل فرایندهای زیادی را طی میکند که هرکدام از این فرایندها پیچیدگی ها و ظرافت های خاص خودش را دارد. تا کسی خودش به صورت فعال در این صنعت نبوده باشد، بعید است که این ظرافت ها را بتواند درک کند.

خیلی مهم است که قبل از تهیه یک نرم افزار چاپ آنلاین از دانش تولید کنندگان آن نرم افزار نسبت به پیچدگی های کاری این صنعت اطمینان حاصل کنید، وگرنه در زمان استقرار و پشتیبانی با مشکلاتی خسته کننده باید دست و پنجه نرم کنید.

8- واکنش گرا بودن نرم افزار چاپ آنلاین (ریسپانسیو بودن)

آمارها نشان میدهد که عمده کاربران در ایران از طریق گوشی همراه خود به اینترنت متصل می شوند. حتما مطمئن شوید که وبسایت شما در تمام گوشی ها، مرورگرها و دستگاه های مختلف درست باز  می شود تا هیچ مخاطبی را از دست ندهید. وقتی وبسایت شما به صورت ناقص و بهم ریخته در تلفن همراه مشتری باز می شود،‌ مطمئن باشید در مورد کیفیت خدمات شما هم همینگونه قضاوت خواهد کرد.

9- مشکلات توسعه نرم افزار چاپ آنلاین

بدون شک نیاز بازار تا ابد همیشه به همین منوال نخواهد بود؛ کسب و کار شما هم در این سطح نخواهند ماند و تغییراتی را تجربه خواهد کرد.

قبل از خرید نرم افزار چاپ آنلاین مطمئن شوید که آن نرم افزار از لحاظ فنی و ساختاری قابلیت توسعه داشته باشد تا بتوان متناسب با تغییر فناوری و نیاز بازار آن را بروزرسانی کرد.

10- مشکلات تجربه کاربری در چاپ آنلاین

رفتار  و احساسات مشتریان در وبسایت شما ممکن است بسته به ویژگی های آنها متفاوت باشد، اما ثابت شده است که میتوان وبسایت را به گونه ای طراحی کرد که فارغ از ویژگی ها و الگوهای شخصی، احتمال خرید افراد در سایت افزایش یابد. این مقوله تخصصی و حساس، توسط طراحان تجربه کاربری انجام می شود.

قبلا از اینکه مبلغی بابت طراحی سایت به شرکت مورد نظر خود پرداخت کنید،‌ نمونه کارهای آنها را بدون توجه به زرق و برق و آب و رنگشان و از دید تجربه کاربری بررسی کنید. به عنوان یک مشتری آیا تمایل به ثبت سفارش در آن وبسایت ها دارید؟

به این نکته هم دقت کنید که تجربهٔ کاربری یک مفهوم پویا است که به طور مداوم و در طول زمان تغییر می کند.